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杜絕采購腐敗的訣竅 |
“我明明知道采購員們收取好處費，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因為這一切都是在私下進行的，而且普遍存在。”很多企業(yè)管理者對因人為所造成的采購中的腐敗行為痛恨而束手無策。
采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個企業(yè)文化會造成破壞性的影響。采購人員在談判中無原則地讓步、合同之外的私下的利益承諾，會對采購活動的績效產(chǎn)生負面影響。雖然在跨國公司里也不同程度地存在著上述的情況，但跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內(nèi)企業(yè)，采購人員素質(zhì)要高于國內(nèi)企業(yè)。
我們所關(guān)心的是，同樣是中國的經(jīng)營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數(shù)是中國人），為什么會產(chǎn)生這種差異？當然，收入是必須考慮的因素，但不是根本原因。在發(fā)生采購腐敗的機會方面，跨國公司的采購人員甚至比國內(nèi)企業(yè)還要多。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關(guān)鍵在學習的機會和意愿。一位以前在國內(nèi)企業(yè)工作，后來跳槽到外企的采購經(jīng)理說，在外企一年的學習比他在國內(nèi)企業(yè)３年所學的東西還要多。這些是為什么？
在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設(shè)是限制采購人員腐敗的３種主要手段，這些做法值得國內(nèi)企業(yè)借鑒。
念好績效考核“緊箍咒”
考核不但是調(diào)動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此。好的績效考核可以達到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個人謀利的空間。
如何對采購人員進行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經(jīng)驗可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務(wù)目標和等級評價。
在年中和年初（或年底），跨國公司都會集中進行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價和未來的目標制定。在考核中，跨國公司交替運用兩套指標體系，即業(yè)務(wù)指標體系和個人素質(zhì)指標體系。業(yè)務(wù)指標體系主要包括：
采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？
采購質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效地控制？
供應(yīng)商的服務(wù)是否增值？
采購是否有效地支持了其他部門，尤其是生產(chǎn)部門？
采購管理水平和技能是否得到提高？
當然，這些指標還可以進一步細化，如采購成本可以細化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，并同上一個半年的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務(wù)績效。應(yīng)該說，這些指標都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價有時顯得很“殘酷”，那些只會搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會 “原形畢露”，評估的結(jié)果當然就不會如其所愿。
在評估完成之后，跨國公司會把員工劃分成若干個等級，或給以晉升、獎勵，或維持現(xiàn)狀，或給以警告或辭退。可以說，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。
對個人素質(zhì)的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現(xiàn)有的能力評價，還要包括進步的幅度和潛力。主要內(nèi)容則可能包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進一步在個人能力上提高。為配合這些改進，那些跨國公司為員工安排了許多內(nèi)部的或外部的培訓課程。
在績效評估結(jié)束之后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計包含下一個半年的主要業(yè)務(wù)指標和為完成這些指標所需要的行動計劃。
企業(yè)文化和采購制度建設(shè)
在探討這個問題之前，我們比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異是有必要的：在影響企業(yè)之間關(guān)系的一些觀念之中，當前中國人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。
中國人和西方人存在以下差異：
在商業(yè)觀念上，中國人在商業(yè)決策時，共同研究，集體決定，這樣既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時推脫責任的借口；西方人則強調(diào)在團隊中的角色和獨特的貢獻，強調(diào)個人能力和效率，對技術(shù)性問題的分析極為深入；
在時間觀念上，中國人視時間為無限資源，西方人視時間為成本、商品；
在談判方面，中國人注重談判中的和諧氣氛，西方人強調(diào)公平；
在對契約的態(tài)度上，中國人強調(diào)彼此的信任，寄希望于契約以外的承諾。西方人對契約上的每一個字均經(jīng)過推敲；
基于觀念上的差異，國內(nèi)企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。企業(yè)應(yīng)要求員工首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個人利益放在首位。在這個方面，高層經(jīng)理的率先垂范比什么都重要。
為了規(guī)范跨國采購行為，適應(yīng)在不同文化背景下開展業(yè)務(wù)，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務(wù)開展手冊》、《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購人員人手一份。這些手冊并不是單純地宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購人員該做什么不該做什么。比如，有些跨國公司規(guī)定，只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會；在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。
國內(nèi)企業(yè)也進行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標和能力評價，考核時也不夠嚴肅，同時缺乏培訓安排。
那些供應(yīng)商們?yōu)槭裁匆o采購員“好處費”？無非是想提高價格或在質(zhì)量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在它的業(yè)務(wù)績效上。如果對采購人員有績效考核這個“緊箍咒”，采購腐敗的機會成本就會大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶
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